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职场感悟转载 (一): 如何与同事(上司,下属) 写邮件交流
转载自著名外企高层 绝望沧海


1. 书面胜于口头

 收到另一总监级别老外的邮件:Why not send report to me?Should I remind you every week?I believe no. 责问我为什么报告还不给他,是不是每周都需要他提醒我才行,接着又来一句,我相信这么小的事情不需要每次提醒你。 冷冷的三行,既是他们国家直来直往的企业文化,也是因为他的身份和地位才敢这么嚣张。

  他是个很嚣张的人,在公司也算是VP(Vice President,副总裁)的角色。可是这些不能构成我要尊敬他的理由,我在公司想要平步青云也不需要看他脸色,因为我们是彻底不相通的职能部门。

  丰富的经验让我知道如何对付这种人。赔笑脸过于谦卑会更被人看扁,   不亢不卑是赢得尊重必要的外衣,他们欣赏的绝不是顺民,当然更不是暴民。

  我回复邮件给他几乎不用动脑筋,先承认疏忽,然后承诺下次准时。他有了面子,我也不亏什么,只是记得下次别落什么话柄在他手上

  上一次也是这样,因为付款的事情他气冲冲地上来,结果是大家都有错,但我查了下问题,先承认自己的疏忽,他没话讲,然后发现他那边也有问题,于是,他的面子挂不住,找他的人去K

  和别人理论前一定要弄清楚问题的原委,不然一不小心就成了笑话,特别是为你的下属出头的时候,别护犊前被犊骗了。

  多说两句护犊的话题。下属犯错了,固然需要批评,但有时候也要看环境,所谓关起门来打骂,敞开门来表扬。如果两方都有错,那么身为领导就有了三种选择:护犊、公正或者牺牲。强势的领导喜欢护犊,把事情压下去, 先把外面的面子挣回来,家里的问题回来内部再处理,结果是team凝聚力更加高,至少大家知道领导有担当。弱势的领导喜欢牺牲,先把下属推出去扛了全部罪名,自己乐得做好人,结果是部门内全部人寒心。 真正要公正处理各打五十大板其实是最浪费时间且无谓的。

  我始终坚信一点,无论多大的错误,下属只要犯了,领导都有50%不可推卸的责任,所以,在此精神指导下,我背了不少黑锅。

  不得不说起外企的邮件制度。几个要点:

一、书面胜于口头

你做过什么,要去做什么,需要别人做什么,写邮件发出去, 以后起争执了就是证据,年终盘点也知道你每天都干了些什么。Written is always better than oral(书面强于口头)。长此以往,极度锻炼商务英语。

二、搞清楚TO,CC,BCC,FW

TO,收件人,也就是要主要阅读这邮件的人放去TO;

CC,相关人等,需要了解信息,你的直接主管如果是喜欢事必躬亲的,或者这件事你需要领导支持的,一定要去CC,不然你做了很多事情,领导不知道,你就是出了事也没人挺你。就算领导没时间看也没关系, 别的收件人看到也是一样的效果。他如果不给你面子就等于不给你老板面子。

BCC,加密抄送人,放你的下属。举例来说,你需要别的部门做一件事,你要写邮件给这个部门的经理,为了得到老板支持,你又必须抄送你的老板,但这件事最终执行得怎么样,你要你的下属去跟进。 很多人会犯的错误就是把下属也放在抄送栏,想想看,下属和领导放一起多么的不恰当,这时候加密抄送就奏效了。再口头嘱咐一句,下属就能了解事情的前因后果去帮你跟进。

多说一句,永远别高估你下属的智慧,所以该做什么,什么时候要做好一定要交代清楚,别指望下属能在几件事情之中清楚地知道要先做哪件;还有同一件事情要是给两个及以上的下属一起做,一定要分清楚谁做什么, 别指望下属能自我协调,否则很可能“三个和尚没水吃”。

FW,身为一个领导,用得最多的就是转发。每天很多事情,分轻重缓急,很多简单的事情直接可以转发给你的下属去处理。转发后加个批示 XXX,pls. follow. (请处理) 简单明了。

有些事情你无法决定,或者说超出你的权限,也需要转发给领导,请求领导批示。还有一些不是需要批示,只是给领导一个信息。最忌讳的不是什么都不写地原文转发,而是仅仅写个FYI(for your information,仅供参考), 领导不是你的下属,FYI的语势却是平等的或者是从上到下的。


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